Manter empresa focada nos seus objetivos é um grande desafio para todo empreendedor. Para isso, existem ferramentas de planejamento estratégico que ajudam a administrar os processos da empresa no dia a dia e garantir que o trabalho seja realizado com o máximo de eficiência e produtividade.

Essas ferramentas agem como aliados para a mensuração dos resultados de cada processo, a definição de investimentos que beneficiem a empresa, a definição de estratégias e a tomada de decisões de uma maneira geral. Para ajudar você na tarefa de otimizar seus processos internos, selecionamos quatro ferramentas de planejamento estratégico que cobrem de maneira geral as principais áreas da gestão de um negócio.

Nesse artigo vamos falar de:

• Diretrizes estratégicas (Missão, Visão e Valores)
• Análise SWOT
• As 5 forças de Porter
• Matriz GUT
• 5w2h

Diretrizes estratégicas (Missão, Visão e Valores)

É imprescindível determinar características que represente uma cultura organizacional, identificando e diferenciando o seu negócio frente a concorrência. Para isso é importante definir um conjunto de definições que representam os princípios essenciais da organização:

Defina sua missão, visão e valores.

Missão

A missão representa a razão de existência e o propósito do negócio, possibilitando a compreensão da forma que a empresa atua.

Visão

Já a visão é a descrição do destino esperado para o empreendimento, ou seja, o que se deseja atingir futuramente.

Valores

Os valores incidem nas convicções que fundamentam as escolhas por um modo de conduta tanto de um indivíduo quanto em uma organização. Assim sendo, os valores organizacionais podem ser definidos como princípios que guiam a vida da organização, tendo um papel tanto de atender seus objetivos quanto de atender às necessidades de todos aqueles a sua volta.

Análise SWOT

A Análise SWOT é uma das ferramentas de planejamento estratégico mais utilizadas pelos empreendedores. O motivo é simples: ela permite uma visão abrangente da empresa e do mercado onde ela está inserida através de uma análise interna (pontos fortes e fracos) e externa (ameaças e oportunidades). Com base nessas informações, é possível definir melhor as metas da companhia e as estratégias para alcançá-las.

O grande desafio na criação da tabela de Análise SWOT é se aprofundar nas características da sua empresa É preciso que você seja honesto e impiedoso na hora de fazer sua análise.

A análise SWOT fornece uma orientação estratégica útil. Grande parte dela é bom senso. Primeiro corrija o que está errado. Em seguida, aproveite ao máximo as oportunidades que você identificou no mercado. Só depois pode se dar ao luxo de abordar cada uma das seguintes etapas em sua análise:

• Elimine possíveis pontos fracos da empresa identificados em áreas nas quais você enfrenta ameaças graves de seus concorrentes e tendências desfavoráveis em ambiente de negócios dinâmico;
• Capitalize as oportunidades descobertas onde sua empresa tem pontos fortes significativos;
• Corrija possíveis pontos fracos identificados em áreas que contêm oportunidades potenciais;
• Monitore as áreas nas quais você identificou pontos fortes para não ser surpreendido no futuro por possíveis riscos latentes;

As 5 forças de Porter

A definição das 5 forças de Porter é a principal das ferramentas de planejamento estratégico a avaliar a concorrência empresarial. Para isso, faz a análise de cinco fatores – forças competitivas – para avaliar os concorrentes e obter informações preciosas para a criação de estratégicas eficientes.

Rivalidade

Nessa etapa, se define o grau de competição do mercado. Veja quem são seus concorrentes diretos, mas lembre-se de que eles não se resumem a quem vende o mesmo que você. Considere também seu público. Analise seus diferenciais e a posição deles no mercado.

Poder de negociação dos fornecedores

Aqui, você determina sua posição no mercado de acordo com a relação com os fornecedores. Se existem muitos fornecedores, seu poder de negociação é maior. Se existem poucos, menor seu poder de negociação. Analise fatores como quantidade de fornecedores, qualidade e preço.

Poder de negociação dos clientes

Nessas ferramentas de planejamento estratégico, você faz uma análise com foco nos clientes. Novamente, se existem poucas empresas que possam oferecer o mesmo serviço que você, seu controle é maior. Mas você deve analisar outras questões importantes também, como o ticket médio dos seus clientes e sua influência no processo de compra e o poder deles na hora de conduzir as negociações.

Ameaça de produtos substitutos

Pela dificuldade de novos concorrentes iniciarem as operações no seu segmento de mercado, você consegue medir o nível de ameaça de novos produtos substitutos. Considere quesitos como custo inicial, a existência de leis e regulamentações necessárias, benefícios fiscais, etc.

Ameaça da entrada de novos concorrentes

É importante desenvolver o hábito de criar barreiras de entrada de novos players no mercado.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta).

Com uma matriz GUT você pode ter auxílio em estratégias, planejamento estratégico ou mesmo na aplicação em conjunto com ferramentas como a análise SWOT.

A pontuação da gravidade será de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:

1. sem gravidade

1. pouco grave

1. grave

1. muito grave

1. extremamente grave

A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:

1. pode esperar

1. pouco urgente

1. urgente, merece atenção no curto prazo

1. muito urgente

1. necessidade de ação imediata

A pontuação da tendência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:

1. não irá mudar

1. irá piorar a longo prazo

1. irá piorar a médio prazo

1. irá piorar a curto prazo

1. irá piorar rapidamente

Como montar a matriz GUT:

• Liste os problemas
• Classifique seus problemas, analisando as três variáveis: gravidade, urgência e tendência.
• Multiplique as 3 notas e faça o ranking dos seus principais problemas (maior pontuação).
• Analise onde estão seus principais problemas.
• Elabore planos de ação, indicando os prazos e responsáveis para eliminar ou minimizar os problemas.

Exemplo:

5W2H

Após determinar as prioridades a serem solucionadas, recomenda-se a utilização da ferramenta, 5w2h.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contém todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

1 – What?

O que será feito?

A resposta nada mais é do que o objetivo a alcançar.

2 – Why?

Por que isso será feito?

Quais os motivos que justificam o que será feito.

3 – Where?

Onde (em que local) será feito?

É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

4 – Who?

Quem irá fazer?

Quem irá te ajudar a alcançá-lo.

5 – When?

Quando será feito?

Nessa parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

1 – How?

Como será feito?

Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo.

2 – How Much?

Quanto irá gastar?

Chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação.

Exemplo: